Comment les orateurs sont sélectionnés

La manière dont l’équipe de Paris Web sélectionne les orateurs et construit son programme a déjà été abordée lors de l’édition 2010. Maintenant que l’appel à orateurs est clos et que la période de sélection commence, il nous semble utile de revenir sur le sujet.

Il y a trois types de présentations à Paris Web :

  • Conférence (50 minutes) ;
  • Mini-conférence (15 minutes) ;
  • Atelier (1h30 à 3h).

Il y a par ailleurs deux catégories d’orateurs.

Les “pré-sélectionnés”. À chaque édition de Paris Web, il y a des orateurs que l’équipe souhaite absolument voir et que nous contactons directement pour leur proposer de soumettre une conférence. En effet, chaque année, des sujets nous semblent pertinents à aborder, et certains orateurs nous semblent être les bonnes personnes pour en parler. Ce sont souvent des anglophones, mais pas toujours (en 2013, Geoffrey Dorne faisait partie de cette liste).

Les “sélectionnés”. Tous les ans, au printemps, nous lançons un appel à orateurs grâce auquel nous recevons des propositions libres. Nous en avons reçu près de 200 en 2014. Chaque candidat nous propose un ou plusieurs sujets, en précisant le type de présentation et le public visé. Dans les jours qui suivent la clôture de l’appel, chacun des membres de l’équipe doit noter toutes les propositions selon un barème simple :

  1. Nooon !
  2. Bof...
  3. Pas mal.
  4. Ah oui, bien !
  5. Si ce n’est pas retenu, je quitte l’asso !

Une sélection des meilleures présentations est ainsi réalisée en cumulant les points attribués par toute l’équipe, dont la diversité des profils assure celle du résultat (nos votes individuels peuvent être très différents du résultat final, la seule véritable constante dans toutes les équipes qui se sont succédées est que les présentations commerciales ne passent jamais ce stade). 
 
Lorsque l’ensemble de l’équipe a noté toutes les propositions, le pôle orateurs (qui est chargé de l’élaboration du programme) se réunit pour finaliser la sélection. Concrètement il s’agit de passer d’un classement à un programme (quelle présentation, quand et dans quelle salle). Ce dernier travail, assez fastidieux, est nécessaire pour deux raisons.
La première est de gérer les contraintes qui s’imposent à nous, comme par exemple le nombre de présentations possibles (le lieu détermine notamment le nombre de présentations qui peuvent être programmées et pour combien d’auditeurs, le nombre de pistes en parallèle, les horaires, etc.) ou la disponibilité des orateurs (certains ne peuvent être présents que le jeudi par exemple) – le tout en tenant compte du planning général : les intermèdes entre deux sessions, les pauses déjeuner, éviter de placer plus de deux orateurs anglais à la suite (pour laisser notre estimé traducteur se reposer), etc.
La seconde est un travail éditorial qui permet d’équilibrer les sujets pour garantir la variété du programme final : typiquement, éviter qu’un sujet à la mode phagocyte le programme ou que plusieurs orateurs présentent peu ou prou la même chose.
 
L’appel à orateurs est aujourd’hui clos. L’équipe est maintenant en train de voter, et va bientôt passer à l’organisation des journées de conférences. Le résultat de tout cela sera en ligne très prochainement.