Le financement de Paris Web

Publié le 8 août 2023

Le prix des billets pour une conférence est très variable, allant d’à peine quelques dizaines à plusieurs centaines d’euros.
Dans le cas de Paris Web, les billets sont vendus quelques centaines d’euros et cela peut en effet représenter une grosse somme pour certains. Mais ce tarif s’explique très simplement : c’est celui qui nous permet de viser l’équilibre financier si nous vendons toutes les places pour cette édition.

Idéalement, nous essayons de faire quelques bénéfices pour conserver un fonds de roulement nous permettant de commencer à financer l’édition suivante plus ou moins sereinement.
Mais ce n’est pas un exercice aisé et depuis bientôt 18 ans que l’association existe, nous avons connu plusieurs éditions déficitaires, ce qui aurait pu mettre littéralement en péril l’existence même de l’association et donc de l’événement ! Chaque année, des mois avant la tenue de l’événement, il nous faut avancer des sommes conséquentes par avance pour sécuriser le lieu, le traiteur, l’hôtel. Sans trésorerie, il nous serait impossible de le faire. Et l’association ne disposant d’aucune facilité ni crédit bancaire, nous serions directement responsables sur nos propres deniers si cette trésorerie disparaissait.

Vous aurez compris que le prix des places est le premier des facteurs essentiels nous permettant de faire perdurer l’événement. Or, chaque année, nous devons faire face à des aléas pouvant avoir de sérieuses conséquences financières : inflation, dépenses inattendues ou sous-estimées sur un nouveau lieu, recettes aléatoires et de plus en plus tardives, une dynamique des ventes devenue impossible à prévoir depuis 2020, post-COVID.
Nous définissons donc chaque année la grille de nos tarifs avec le plus grand soin, avec le double objectif de permettre de continuer à faire vivre Paris Web et de proposer un prix acceptable pour tous et toutes.

Dans la suite de l’article, nous allons détailler nos sources de revenus et de dépenses en espérant vous aider à mieux comprendre d’où sortent nos tarifs. Mais avant ça, un petit rappel de ce qu’est Paris Web s’impose.

Qu’est-ce que Paris Web ?

Paris Web est une association de loi 1901 à but non lucratif. Le tarif que nous définissons chaque année n’a absolument pas pour objectif de gagner de l’argent au-delà du financement même de l’événement.

Il est aussi important de préciser que l’association est constituée uniquement de bénévoles. Nous n’avons aucune personne salariée dans l’équipe et chaque minute passée, à gérer l’association et organiser l’événement, est prise sur notre temps libre.

Dans le même état d’esprit, car c’est quelque chose qui pourrait avoir un impact non négligeable sur le budget de l’événement, il est aussi utile de dire que nous ne rémunérons pas du tout les oratrices et orateurs ! Depuis toujours, chacune des personnes venues sur scène pour donner une conférence ou animer un atelier l’a fait bénévolement, au même titre que l’équipe d’organisation.

Avec cette première introduction, vous aurez donc déjà compris que nous n’avons aucun intérêt de rentabilité quel qu’il soit. Le prix des billets découle donc uniquement de l’équilibre attendu entre nos revenus et nos dépenses, que nous allons maintenant détailler.

Comment est financé l’événement ?

Depuis toujours, les recettes de Paris Web tiennent principalement en deux sources : la vente des billets et les partenariats conclus avec des entreprises qui nous soutiennent financièrement en échange de contreparties plus ou moins visibles.

En 2022, nos recettes se répartissaient comme suit :

• Billets : 75%
• Partenaires : 23%
• Autres (ventes sur notre boutique, dons) : 2%

Vous pouvez donc constater que les trois quarts de nos revenus proviennent des billets vendus, le reste venant principalement de nos partenaires. Cette proportion est relativement stable d’année en année.

La logique de notre grille de tarifs vient de ce qu’elle est notre principale source de revenus. C’est majoritairement le public qui soutient le financement de l’événement et donc les coûts pour son organisation.

Quels sont les coûts de l’événement ?

En 2022, nos coûts se répartissaient comme suit :

• Salle : 30%
• Restauration : 31%
• Frais orateurices et staff : 15%
• Accessibilité : 9%
• Vidéos : 8%
• Frais de fonctionnement : 5%
• Communication : 2%

Un peu plus en détail, voici ce que couvrent chacun de ces postes :

• Salle : il s’agit principalement de la location de la salle pour les deux journées de conférences. Le montant peut beaucoup varier en fonction des lieux mais notre cahier des charges technique (notamment la nécessité d’avoir des lieux accessibles PMR) implique généralement un budget assez conséquent.
• Restauration : ce poste couvre les petits-déjeuners, déjeuners et collations pendant les pauses durant les trois journées (400 à 500 personnes pour les conférences ; 200 à 250 pour les ateliers). Y est aussi intégré le financement de l’apéritif communautaire du jeudi soir.
• Frais orateurices et staff : si personne ne perçoit de rémunération, nous défrayons toutefois les membre de l’équipe ainsi que les orateurices, qui donnent tous et toutes de leur temps libre pour l’événement. Sont donc inclus dans ce poste les coûts liés à l’hébergement et aux déplacements, ainsi que le dîner des orateurices et du staff organisé la veille de l’événement.
• Accessibilité : ce poste couvre tous les services visant à rendre l’événement accessible, à savoir l’interprétation LSF, la vélotypie, la traduction simultanée et les éventuelles adaptations nécessaires (comme par exemple la location d’une rampe d’accès).
• Vidéos : il s’agit de la gestion technique de la régie du flux vidéo et audio, en relation permanente avec les équipes de vélotypie et traduction simultanée, de la captation vidéo (pour la diffusion en différé sur notre site) ainsi que de la gestion du flux du direct (dont nous vous parlions récemment).
• Frais de fonctionnement : ce poste couvre toutes les dépenses liées à la gestion administrative de l’association (frais bancaires, comptabilité, impôts, assurances, etc.) et aux coûts matériels et logistiques indépendants des autres sources de coûts (achat et renouvellement des vêtements staff, fournitures, etc.).
• Communication : il s’agit des coûts d’impression (badges et programmes imprimés notamment), d’abonnement aux services et outils de communication (par exemple newsletter) ou encore de la couverture de l’événement par un ou une photographe professionnelle.

Vous avez ainsi un récapitulatif plutôt exhaustif de l’ensemble des coûts que nous devons prendre en charge pour chaque nouvelle édition, qui impactent in fine le prix des billets.

Organiser Paris Web en 2023

Maintenant que vous avez une vue d’ensemble des recettes et dépenses de l’association, il nous paraît important de revenir sur ce que cela signifie d’organiser un événement comme Paris Web aujourd’hui.

Vous en avez peut-être déjà conscience mais les temps sont durs pour les équipes organisatrices d’événements comme Paris Web. Comme partout ailleurs, les coûts sont en augmentation constante et il est en parallèle de plus en plus compliqué de trouver des soutiens financiers dans le cadre de partenariats. C’était déjà une tendance de fond pré-Covid et ça n’a pas changé, bien au contraire (au point que certains événements se sont vus annuler leur édition 2023 par manque de financement, notamment d’inscriptions). Le tout sachant que l’association, depuis sa création en 2005, n’a pas touché le moindre centime de subvention publique !
Concernant Paris Web 2023, nous ne savons pas encore si nous atteindrons l’équilibre ou non mais les indicateurs sont pour le moment relativement positifs donc nous gardons espoir.

Au-delà de la conjoncture économique, nous pensons aussi important de signaler que la vocation de Paris Web est de proposer des conférences de qualité professionnelle et cette exigence transparaît évidemment dans nos coûts et donc nos tarifs. C’est d’autant plus le cas car nous souhaitons garder un événement à dimension humaine et éviter de devenir une foire commerciale avec des milliers de participants. Ce choix rend d’autant plus difficile d’attirer des soutiens financiers, mais nous sommes convaincus que c’est ce qui nous permet d’organiser une nouvelle édition pour la 18e année consécutive !

Nous faisons aussi tout notre possible pour maintenir un prix des billets beaucoup plus accessible financièrement pour la journée d’ateliers, afin de permettre à un public n’ayant pas les moyens de venir aux conférences de pouvoir au moins participer à cette troisième journée.
Et c’est sans compter sur les tickets diversité qui ont pour vocation d’élargir encore un peu plus l’accès à notre événement.

Nous faisons de notre mieux pour organiser un événement soutenable financièrement à la fois pour le public (pour que vous puissiez venir à chaque édition) et pour l’association (pour nous permettre de faire perdurer l’événement), le tout sur notre temps libre.

Cerise sur le gâteau, l’ensemble des contenus des conférences est accessible publiquement et gratuitement sur notre site — soit plus de 500 conférences depuis 2006. Tout le monde peut bénéficier gratuitement de Paris Web à la demande, en patientant au plus quelques semaines après la dernière édition le temps pour nous de produire des versions accessibles de qualité (sous-titres et transcriptions relus et corrigés manuellement).

Si malgré toutes ces explications, vous trouvez nos tarifs toujours trop élevés, n’hésitez pas à rejoindre l’équipe ou nous aider concrètement pour faire évoluer les choses.
Nous avons toujours besoin de bras et de contacts pour trouver des partenaires et d’autres sources de financement ou d’aides logistiques.