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Cahier des charges et besoins techniques

L'association Paris-Web

Paris-Web est une association à but non lucratif dont l'objectif est de promouvoir le développement web accessible et de qualité, au sens large : standards, accessibilité, ergonomie et méthodes de conception. Le moyen principal utilisé est l'organisation — par des volontaires bénévoles — d'un événement annuel appelé « Paris Web ». La première édition a eu lieu en 2006, la prochaine édition, la 14e, doit avoir lieu du 10 au 12 octobre 2019 et accueillera environ 600 personnes (conférences et ateliers). Depuis sa création, Paris Web est plébiscité par ses auditeurs et est considérée comme la meilleure conférence web francophone par les professionnels du web (plus d'information sur https://www.paris-web.fr/association/).

L'événement Paris Web

Paris Web se compose traditionnellement de deux jours de conférences (un jeudi et un vendredi) et une journée d'ateliers (un samedi). La répartition calendaire est importante car liée à la volonté de l'association de rendre les ateliers accessibles à un public n'ayant pas forcément les moyens de se payer une conférence ou de venir pendant un jour ouvré : étudiants, chômeurs, free-lances, etc. La journée d'ateliers est vendue à 35€, couvrant à prix coûtant le traiteur pour la restauration des participants durant la journée. Le tarif des conférences elles-mêmes est également calculé au plus juste pour un événement de ce niveau (ticket de 200 à 350€ pour l'édition 2019).

Déroulé souhaité

Nous recherchons un lieu nous permettant un déroulé proche de celui-ci :

Conférences : entre 300 et 550 personnes (idéalement 450 à 500) répartis sur deux salles (environ 200+100 a minima, idéalement 400+150).

Jeudi :

  • petit-déjeuner servi pendant l'arrivée et l'enregistrement des auditeurs ;
  • une plénière (tous les auditeurs dans la même salle) ;
  • deux cycles de deux ou trois conférences réparties en parallèle dans deux salles de tailles permettant une répartition des auditeurs préférablement homogène, les cycles étant entrecoupés d'une pause café ;
  • déjeuner (buffet), suivi l'après-midi de :
  • une plénière (tous les auditeurs dans la même salle, si possible sinon avec un retour vidéo d'une salle à l'autre) ;
  • un cycle de deux conférences réparties en parallèle dans les mêmes deux salles que le matin ;
  • pause café ;
  • une plénière (tous les auditeurs dans la même salle, si possible sinon avec un retour vidéo d'une salle à l'autre).

Jeudi soir : le 1er jour de conférence est suivi d'un apéritif qui peut se tenir à partir de 18h30 et se terminer soit vers 20h pour un apéritif simple, soit plus tard (minuit) pour un apéritif dînatoire. Idéalement, nous souhaitons qu'il se tienne sur place (ou dans un endroit proche). Il serait ouvert aux participants à la conférence mais pourrait également accueillir des personnes extérieures (un accueil avec enregistrement séparé est donc à prévoir). Jusqu'à présent l'apéritif accueille environ 200 personnes, l'idéal serait de pouvoir accueillir l'ensemble des auditeurs et d'ouvrir les places restantes à d'autres.

Vendredi : même déroulé que le jeudi.

Bien entendu, il est possible d'adapter ce déroulé si nécessaire en fonction des lieux nous accueillant.

Ateliers : environ 250 personnes. Les ateliers se déroulent un samedi de 9h à 18h. Environ quatre cycles de cinq à six ateliers sont menés en parallèle avec des groupes de 20 à 100 personnes selon la disponibilité et la taille des salles.

Besoins techniques ou logistiques

Le lieu

  • Accessible PMR (ascenseurs ou rampes si étages, notamment) ;
  • Connexion Wifi pour l'ensemble des auditeurs dans les salles de pauses, hall et amphithéâtres. Connexion Wifi ou Ethernet pour les orateurs sur scène ;
  • Circulation facile entre les différentes salles et espaces ;
  • Présence d'un vestiaire pour les auditeurs.

La salle principale

  • Écran ou mur de projection divisible en plusieurs parties : donc 2 ou 3 sources différentes (diaporama de l'orateur / écran de sous-titrage (vélotypie) / sponsors) + système de vidéoprojection ;
  • Écrans de retour sur scène (pour les orateurs et oratrices, mais aussi les interprètes LSF) ;
  • Cabine de traduction (ou la possibilité d'en installer) pour traduire en français les conférences anglaises ;
  • Un insert téléphonique depuis la régie (pour vélotypie/sous-titrage en direct) ;
  • L'installation de 2 ou 3 caméras dans la salle avec un retour de chaque image dans la régie (ou la possibilité d'installer) ;
  • Une connexion haut débit depuis la régie pour diffusion en direct sur Internet ;
  • 2 micros cravates ;
  • 5 micros mains ;
  • Pupitre ;
  • Connexion Internet depuis le pupitre (connexion filaire de préférence) ;
  • Si possible, prises de courant facilement accessibles pour les auditeurs.

La/les salles secondaires

  • Idéalement même configuration que la salle principale.

Un/des espaces de restauration et de pause

  • Capacité totale équivalente au nombre total de participants ;
  • Possibilité d'installer des stands pour les sponsors :
    • Prises électriques à disposition ;
    • Idéalement mise à disposition de mobilier (tables/chaises, écrans…).

Un espace d'accueil / info pour l'équipe de Paris-Web

  • Pratique d'accès depuis les salles de conférences et lieux de pause ;
  • Tables et chaises ;
  • Prises électriques.

Une salle de repos / stockage

  • À proximité de l'espace d'accueil ;
  • Fermée à clé (clé à disposition de l'équipe Paris-Web).

Si vous connaissez une salle correspondant à ce cahier des charges, nous vous remercions de bien vouloir nous contacter sur contact@paris-web.fr.